企業間の商取引において、商品やサービスを提供する際に欠かせない書類の一つが「納品書」です。日常的に取り扱われる書類ですが、法律上の発行義務や、請求書・領収書との役割の違いについて、正確に理解できているでしょうか。
特に、事業が急成長している企業の経営層や管理部門にとって、納品書の発行・管理プロセスは、単なる事務作業以上の意味を持ちます。納品書は、取引先との信頼関係を担保するだけでなく、自社の売上計上や在庫管理の起点となる重要なデータソースだからです。
アナログな管理体制のまま取引量が増加すれば、発行ミスや発送遅延、さらには売上計上漏れといった経営リスクに直結しかねません。
本記事では、納品書の基本的な定義や役割、実務における正しい書き方や保存ルールといった基礎知識を網羅的に解説します。さらに、成長企業が直面しやすい業務課題と、それを解決するためのシステム化（ERP活用）のアプローチについても、経営視点で詳しく掘り下げていきます。
この記事で分かること
- 納品書の定義と法的義務、請求書・領収書との違い
- インボイス制度に対応した正しい書き方と必須項目
- 電子帳簿保存法に基づく保存期間と管理ルール
- 成長企業が陥りやすい納品書発行・管理の課題
- システム活用による業務効率化と内部統制強化のメリット
納品書とは？経営・実務における役割と必要性
まずは、納品書という書類が持つ本来の意味と、企業経営においてなぜ重要なのか、その役割を明確にします。
納品書の定義と法的義務の有無
納品書とは、商品やサービスを受注者が発注者へ引き渡す際に、「いつ、何を、いくつ、いくらで納めたか」を証明するために発行する書類です。一般的には商品に同梱するか、納品完了後に郵送やメールで送付します。
法律上、納品書の発行は義務付けられていません。見積書や請求書と同様に、あくまで商慣習として定着しているものです。
しかし、ほとんどの企業間取引（BtoB）において納品書は必須とされています。それは、納品書がなければ発注者は「注文通りの品物が届いたか」を即座に確認できず、検収作業が滞ってしまうからです。納品書は、円滑な取引と相互の信頼を担保するためのコミュニケーションツールと言えます。
なぜ納品書が重要なのか（検収と売上計上）
納品書は、単なる「届けた合図」ではありません。会計および税務の観点からも極めて重要な役割を果たします。
- 買い手側：検収のベースとなる
発注者（買い手）は、届いた現物と納品書、そして自社の発注書を突き合わせることで「検収」を行います。納品書は、検収完了（支払義務の確定）の根拠資料となります。 - 売り手側：売上計上の証憑となる
売上計上のタイミングは、「出荷基準」(出荷時点)、「納品基準」(納品時点)、「検収基準」(検収完了時点)など、企業や取引内容によって異なります。いずれの場合も、納品書(およびその控え)は、売上が発生した事実を客観的に証明する証憑(しょうひょう)書類となります。税務調査においても、売上の計上時期が適切かを判断する重要な資料として扱われます。
インボイス制度における納品書の扱い
2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）において、納品書は重要な意味を持ちます。
適格請求書（インボイス）の要件を満たしていれば、納品書そのものをインボイスとして扱うことが可能です。また、複数の納品書と一つの請求書を組み合わせて一つのインボイスとする運用も認められています。この場合、納品書に詳細な明細を記載し、請求書には「〇月分納品書参照」として合計金額のみを記載し、両者を相互に関連付けて保存する必要があります。つまり、納品書の記載内容は、仕入税額控除の適用可否に関わる重要な要素となっているのです。
納品書と他の帳票類（請求書・領収書・受領書）との違い
商取引には多くの書類が登場します。それぞれの役割と発行タイミングを整理し、混同しないようにしましょう。
請求書との違い（発行タイミングと目的）
最も関係が深いのが「請求書」です。
- 納品書（Delivery Slip）：
- 目的： 商品の引き渡しを証明する。
- タイミング： 商品の出荷時、または納品完了時。
- 意味： 「これをお届けしました」という事実の通知。
- 請求書（Invoice）：
- 目的： 代金の支払いを求める。
- タイミング： 納品完了後、または取引条件に応じた締日（月末など）。
- 意味： 「これだけの代金をいつまでに支払ってください」という要求。
都度請求（納品ごとの支払い）の場合は、納品書兼請求書として一枚で発行されることもあります。一方、掛売り（締め請求）の場合は、一ヶ月分の納品書の内容をまとめて請求書として発行します。
領収書との違い（代金授受の証明）
- 領収書（Receipt）：
- 目的： 代金の授受が完了したことを証明する。
- タイミング： 代金の入金確認後（現金取引の場合はその場）。
納品書は「モノ」の移動を証明するものですが、領収書は「カネ」の移動を証明するものです。銀行振込が主流のBtoB取引では、振込明細書が領収書の代わりとなるため、領収書の発行が省略されるケースも一般的です。
受領書との違い（受取側の意思表示）
- 受領書（Receipt of Delivery）：
- 目的： 発注者が商品を受け取ったことを受注者へ伝える。
- 発行者： 発注者（買い手）。
納品書は「売り手」が発行して商品と共に渡すものですが、受領書はそれを受け取った「買い手」が署名・捺印をして売り手へ送り返すものです。
実務上は、納品書の一部が切り離し可能になっており、そこを受領書として返送してもらう形式や、複写式伝票の1枚目が受領書になっている形式が多く見られます。
【記載例あり】納品書の正しい書き方と必須記載項目
納品書には法的に定められた厳密な様式はありませんが、取引の証拠能力を持たせ、さらにインボイス制度に対応するためには、以下の項目を網羅する必要があります。
基本となる5つの記載項目
一般的な納品書には、以下の5点が必要です。
- 発行者の氏名または名称： 自社の会社名、住所、電話番号など。
- 取引年月日： 商品を出荷した日、または相手先に到着した日。
- 取引内容： 商品名、型番、数量、単価。
- 取引金額（税込み）： 合計金額。
- 交付を受ける者の氏名または名称： 取引先（納品先）の会社名、担当者名。
インボイス制度（適格請求書）に対応するための追加項目
納品書を適格請求書（インボイス）として利用する場合、上記に加えて以下の項目が必須となります。
- 適格請求書発行事業者登録番号： 「T」から始まる13桁の番号。
- 適用税率： 10%または8%（軽減税率）。
- 税率ごとに区分した消費税額等： 10%対象の消費税額、8%対象の消費税額。
納品書の記載例（テキストイメージ）
| 納品書 |
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202X年〇月〇日 株式会社〇〇（取引先） 御中 下記の通り納品いたしました。 納品No：D-12345678 【発行者】 【納品明細】 1. 商品A（型番：A-001） 数量：10個 2. 商品B（型番：B-002） 数量：5個 -------------------------------------------------- 税抜合計：110,000円 -------------------------------------------------- 税込合計：121,000円 -------------------------------------------------- |
【備考】
本件に関するお問い合わせは、納品Noを添えてご連絡ください。
備考欄の効果的な活用方法
備考欄は、トラブルを未然に防ぐために有効活用しましょう。
例えば、「本納品書は請求書を兼ねます」といった但し書きや、納品場所の指定（「第2倉庫へ納入」）、あるいは契約番号や注文書番号（PO番号）を記載しておくと、受け取り側の照合作業がスムーズになり、問い合わせの削減につながります。
納品書の保存期間と管理方法（電子帳簿保存法対応）
発行した納品書（控え）および受け取った納品書は、法律に基づいて適切に保存する義務があります。
法人・個人事業主の保存期間
- 法人：
法人税法により、原則として7年間の保存が義務付けられています（欠損金の繰越控除を受ける年度については最長10年間）。保存期間の起算日は、納品書の発行日ではなく、その事業年度の確定申告書の提出期限(法定申告期限)の翌日です。 - 個人事業主：
所得税法により、原則として5年間の保存が必要です（消費税課税事業者の場合は7年間）。
紙で発行・受領した場合のファイリング
紙で発行、あるいは受領した納品書は、紙のままファイリングして保存することが認められています。
しかし、7年分ともなると膨大な量になり、保管スペースのコストがかかる上、過去の取引を確認したい時に「探すのに時間がかかる（検索性が低い）」というデメリットがあります。
紛失や劣化のリスクも考慮し、スキャナ保存制度を利用して電子化（ペーパーレス化）を進める企業が増えています。
電子データで扱う場合の保存要件（電帳法）
PDFをメールで送付したり、Webシステムからダウンロードしたりした「電子取引」による納品書は、電子データのまま保存することが義務付けられています。2024年1月以降、やむを得ない事情がある場合は、税務調査時に電子データを提示できることを条件に紙保存も認められていますが、適切な電子保存体制の整備が推奨されます。
電子保存には以下の要件を満たす必要があります。
- 真実性の確保： タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残る（もしくは訂正削除できない）システムでの保存、あるいは事務処理規程の備え付け。
- 可視性の確保： 「日付・金額・取引先」で検索できる機能の確保、ディスプレイやプリンタの備え付け。
Excelで作成してPDF化しただけのファイルをフォルダに放り込んでおくだけでは、検索要件などを満たさない可能性があるため注意が必要です。
成長企業が直面する納品書業務の課題とリスク
創業期や小規模な段階では、Excelや手書きでの納品書作成でも対応できるかもしれません。しかし、取引先が増え、組織が拡大するにつれて、アナログな業務プロセスは限界を迎え、経営リスクの温床となります。
手作業・Excel管理によるミスと工数増大
Excelで納品書を作成している場合、以下のようなヒューマンエラーが頻発します。
- 転記ミス： 注文書の内容を誤って入力してしまう。
- 計算ミス： 数量×単価の計算式が壊れている、消費税の端数処理がインボイスのルールと異なる。
- 二重発行・欠番： 管理台帳への記入漏れにより、同じ納品番号を使ってしまう、あるいは飛ばしてしまう。
取引数に比例して事務工数は増大し、社員が本来注力すべき「売上を作る活動」や「付加価値の高い業務」の時間を圧迫します。
部門間のデータ分断によるタイムラグ
営業部門が納品書を作成し、商品は出荷されたものの、その情報が経理部門にリアルタイムに共有されていないケースです。
「モノは出たのに、売上が計上されていない」「請求漏れが発生する」といった事態は、部門間でシステムやデータが分断されていること（情報のサイロ化）が原因です。月次決算の早期化を阻害する大きな要因ともなります。
在庫管理との不整合
「納品書は発行したが、在庫システムからの出庫処理を忘れていた」
このようなオペレーションミスにより、実在庫と帳簿在庫が合わなくなる問題です。在庫の差異は、欠品による機会損失や、過剰在庫によるキャッシュフローの悪化を招きます。納品書発行と在庫管理が連動していないことが根本的な課題です。
納品書業務を効率化し、経営スピードを上げる「ERP」の活用
前述した課題を解決し、納品書業務を効率化するためには、単なる「帳票作成ソフト」の導入ではなく、全社のデータを統合管理する「ERP（統合基幹業務システム）」の活用が効果的です。
販売管理システム単体とERP（統合基幹業務システム）の違い
「販売管理システム」は、受注・出荷・売上といった販売プロセスを管理するツールですが、会計や在庫とはデータが分断されているケースも少なくありません。
一方、ERPは「販売」「購買」「在庫」「会計」などの機能がひとつのデータベース上で統合されています。これにより、一度入力したデータが全ての業務プロセスで活用される「全体最適」が実現します。
受注・出荷・納品・請求・在庫の一元管理
ERPを活用することで、業務プロセスは劇的にスムーズになります。
- 入力は一度だけ：
受注データを入力すれば、そのデータをもとに「納品書」がワンクリックで発行されます。再度入力する必要がないため、転記ミスはゼロになります。 - 自動連動：
納品書の発行（出荷確定）と同時に、在庫システム側では自動的に在庫が引き落とされ、会計システム側では売上が計上されます。 - 請求書への自動集計：
締め日になれば、その期間に発行された納品書データが集計され、請求書が自動生成されます。請求漏れや金額のズレが発生しません。
SaaS型ERPで実現するリアルタイム経営とガバナンス
特に成長企業におすすめなのが、クラウドベースの「SaaS型ERP」です。
- リアルタイム経営：
納品（売上）の状況がリアルタイムに会計データに反映されるため、経営者は「今、いくら売上が立っているか」を即座に把握し、迅速な意思決定が可能になります。 - 場所を選ばない業務環境：
クラウドであれば、営業担当者が出先からスマホで在庫を確認し、受注・納品指示を出すことも可能です。 - ガバナンスと法対応：
「誰がいつ納品書を発行したか」のログが残り、承認ワークフローも設定できるため、不正納品などのリスクを抑制できます。また、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正にも、ベンダー側のアップデートで自動対応できるため、システム運用の負担がありません。
納品書に関するよくある質問（FAQ）
納品書の実務に関して、現場や経営者からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。
納品書に印鑑（社判）は必要ですか？
法律上、納品書への押印は必須ではありません。印鑑がなくても書類としての効力は有効です。しかし、日本の商慣習として、また文書の偽造防止や公式な発行物であることを示すために、角印（社判）を押すことが一般的です。電子データ（PDF）の場合は、電子印影を付与することで代用されるケースが増えています。
納品書をメールで送ることは法律的に問題ありませんか？
問題ありません。PDF化してメールで送付する方法は、郵送コストの削減やスピードアップの観点から広く普及しています。ただし、これは電子帳簿保存法の「電子取引」に該当するため、発行側・受取側の双方が電帳法の保存要件（改ざん防止措置や検索機能の確保など）を満たしてデータを保存する必要があります。
納品書と請求書の金額が合わない場合はどうすればよいですか？
まず、原因を特定します。よくあるのが「端数処理(消費税の計算)」のズレです。納品書ごとに消費税を計算する方法(積上げ計算)と、請求書で税率ごとの合計金額に対して一括で消費税を計算する方法(割戻し計算)では、端数処理の関係で金額に差が出ることがあります。また、返品や値引きが反映されていないケースもあります。システム(ERP)で一元管理していれば、計算方法を統一し、こうした計算ミスや反映漏れを自動的に防ぐことができます。
納品書を紛失してしまった場合の再発行はどうすべきですか？
取引先から紛失の連絡があった場合、再発行に応じるのが一般的です。その際、二重計上や不正利用を防ぐため、再発行である旨（「再発行」のスタンプや記載）を明記し、元の納品書番号と同じ番号で発行することが重要です。システム管理していれば、履歴から簡単に再出力が可能です。
金額の記載がない納品書でも有効ですか？
有効です。物流倉庫からの出荷指示書を兼ねている場合など、金額を記載しない「仮納品書」や「受領票」として運用されるケースもあります。ただし、インボイス（適格請求書）として利用する場合は、対価の額（金額）と消費税額の記載が必須要件となります。用途に応じて使い分ける必要があります。
まとめ：納品書業務のシステム化は、企業の成長基盤を強化する
納品書は、取引先との信頼関係を守り、自社の正確な売上管理を支える基本の書類です。
「たかが納品書」と軽視してアナログな管理を続けていると、事業拡大の局面で業務がパンクし、ミスや不正のリスク、さらには経営判断の遅れを招く要因となります。
成長企業にとって、納品書業務の電子化・システム化は、単なるペーパーレス化以上の価値があります。
ERPを活用して受注から納品、請求、会計までをデータで一気通貫につなぐことで、業務効率は飛躍的に向上し、リアルタイムな数字に基づいた強い経営基盤を築くことができます。
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応をきっかけに、納品書業務のあり方を見直し、ERPによる全体最適化を検討してみてはいかがでしょうか。
