企業間の商取引において、商品やサービスを提供する際に欠かせない書類の一つが「納品書」です。日常的に取り扱われる書類ですが、法律上の発行義務や、請求書・領収書との役割の違いについて、正確に理解できているでしょうか。
特に、事業が急成長している企業の経営層や管理部門にとって、納品書の発行・管理プロセスは、単なる事務作業以上の意味を持ちます。納品書は、取引先との信頼関係を担保するだけでなく、自社の売上計上や在庫管理の起点となる重要なデータソースだからです。
アナログな管理体制のまま取引量が増加すれば、発行ミスや発送遅延、さらには売上計上漏れといった経営リスクに直結しかねません。
本記事では、納品書の基本的な定義や役割、実務における正しい書き方や保存ルールといった基礎知識を網羅的に解説します。さらに、成長企業が直面しやすい業務課題と、それを解決するためのシステム化（ERP活用）のアプローチについても、経営視点で詳しく掘り下げていきます。
この記事で分かること
まずは、納品書という書類が持つ本来の意味と、企業経営においてなぜ重要なのか、その役割を明確にします。
納品書とは、商品やサービスを受注者が発注者へ引き渡す際に、「いつ、何を、いくつ、いくらで納めたか」を証明するために発行する書類です。一般的には商品に同梱するか、納品完了後に郵送やメールで送付します。
法律上、納品書の発行は義務付けられていません。見積書や請求書と同様に、あくまで商慣習として定着しているものです。
しかし、ほとんどの企業間取引（BtoB）において納品書は必須とされています。それは、納品書がなければ発注者は「注文通りの品物が届いたか」を即座に確認できず、検収作業が滞ってしまうからです。納品書は、円滑な取引と相互の信頼を担保するためのコミュニケーションツールと言えます。
納品書は、単なる「届けた合図」ではありません。会計および税務の観点からも極めて重要な役割を果たします。
2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）において、納品書は重要な意味を持ちます。
適格請求書（インボイス）の要件を満たしていれば、納品書そのものをインボイスとして扱うことが可能です。また、複数の納品書と一つの請求書を組み合わせて一つのインボイスとする運用も認められています。この場合、納品書に詳細な明細を記載し、請求書には「〇月分納品書参照」として合計金額のみを記載し、両者を相互に関連付けて保存する必要があります。つまり、納品書の記載内容は、仕入税額控除の適用可否に関わる重要な要素となっているのです。
商取引には多くの書類が登場します。それぞれの役割と発行タイミングを整理し、混同しないようにしましょう。
最も関係が深いのが「請求書」です。
都度請求（納品ごとの支払い）の場合は、納品書兼請求書として一枚で発行されることもあります。一方、掛売り（締め請求）の場合は、一ヶ月分の納品書の内容をまとめて請求書として発行します。
納品書は「モノ」の移動を証明するものですが、領収書は「カネ」の移動を証明するものです。銀行振込が主流のBtoB取引では、振込明細書が領収書の代わりとなるため、領収書の発行が省略されるケースも一般的です。
納品書は「売り手」が発行して商品と共に渡すものですが、受領書はそれを受け取った「買い手」が署名・捺印をして売り手へ送り返すものです。
実務上は、納品書の一部が切り離し可能になっており、そこを受領書として返送してもらう形式や、複写式伝票の1枚目が受領書になっている形式が多く見られます。
納品書には法的に定められた厳密な様式はありませんが、取引の証拠能力を持たせ、さらにインボイス制度に対応するためには、以下の項目を網羅する必要があります。
一般的な納品書には、以下の5点が必要です。
納品書を適格請求書（インボイス）として利用する場合、上記に加えて以下の項目が必須となります。
| 納品書 |
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202X年〇月〇日 株式会社〇〇（取引先） 御中 下記の通り納品いたしました。 納品No：D-12345678 【発行者】 【納品明細】 1. 商品A（型番：A-001） 数量：10個 2. 商品B（型番：B-002） 数量：5個 -------------------------------------------------- 税抜合計：110,000円 -------------------------------------------------- 税込合計：121,000円 -------------------------------------------------- |
【備考】
本件に関するお問い合わせは、納品Noを添えてご連絡ください。
備考欄は、トラブルを未然に防ぐために有効活用しましょう。
例えば、「本納品書は請求書を兼ねます」といった但し書きや、納品場所の指定（「第2倉庫へ納入」）、あるいは契約番号や注文書番号（PO番号）を記載しておくと、受け取り側の照合作業がスムーズになり、問い合わせの削減につながります。
発行した納品書（控え）および受け取った納品書は、法律に基づいて適切に保存する義務があります。
紙で発行、あるいは受領した納品書は、紙のままファイリングして保存することが認められています。
しかし、7年分ともなると膨大な量になり、保管スペースのコストがかかる上、過去の取引を確認したい時に「探すのに時間がかかる（検索性が低い）」というデメリットがあります。
紛失や劣化のリスクも考慮し、スキャナ保存制度を利用して電子化（ペーパーレス化）を進める企業が増えています。
PDFをメールで送付したり、Webシステムからダウンロードしたりした「電子取引」による納品書は、電子データのまま保存することが義務付けられています。2024年1月以降、やむを得ない事情がある場合は、税務調査時に電子データを提示できることを条件に紙保存も認められていますが、適切な電子保存体制の整備が推奨されます。
電子保存には以下の要件を満たす必要があります。
Excelで作成してPDF化しただけのファイルをフォルダに放り込んでおくだけでは、検索要件などを満たさない可能性があるため注意が必要です。
創業期や小規模な段階では、Excelや手書きでの納品書作成でも対応できるかもしれません。しかし、取引先が増え、組織が拡大するにつれて、アナログな業務プロセスは限界を迎え、経営リスクの温床となります。
Excelで納品書を作成している場合、以下のようなヒューマンエラーが頻発します。
取引数に比例して事務工数は増大し、社員が本来注力すべき「売上を作る活動」や「付加価値の高い業務」の時間を圧迫します。
営業部門が納品書を作成し、商品は出荷されたものの、その情報が経理部門にリアルタイムに共有されていないケースです。
「モノは出たのに、売上が計上されていない」「請求漏れが発生する」といった事態は、部門間でシステムやデータが分断されていること（情報のサイロ化）が原因です。月次決算の早期化を阻害する大きな要因ともなります。
「納品書は発行したが、在庫システムからの出庫処理を忘れていた」
このようなオペレーションミスにより、実在庫と帳簿在庫が合わなくなる問題です。在庫の差異は、欠品による機会損失や、過剰在庫によるキャッシュフローの悪化を招きます。納品書発行と在庫管理が連動していないことが根本的な課題です。
前述した課題を解決し、納品書業務を効率化するためには、単なる「帳票作成ソフト」の導入ではなく、全社のデータを統合管理する「ERP（統合基幹業務システム）」の活用が効果的です。
「販売管理システム」は、受注・出荷・売上といった販売プロセスを管理するツールですが、会計や在庫とはデータが分断されているケースも少なくありません。
一方、ERPは「販売」「購買」「在庫」「会計」などの機能がひとつのデータベース上で統合されています。これにより、一度入力したデータが全ての業務プロセスで活用される「全体最適」が実現します。
ERPを活用することで、業務プロセスは劇的にスムーズになります。
特に成長企業におすすめなのが、クラウドベースの「SaaS型ERP」です。
納品書の実務に関して、現場や経営者からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。
法律上、納品書への押印は必須ではありません。印鑑がなくても書類としての効力は有効です。しかし、日本の商慣習として、また文書の偽造防止や公式な発行物であることを示すために、角印（社判）を押すことが一般的です。電子データ（PDF）の場合は、電子印影を付与することで代用されるケースが増えています。
問題ありません。PDF化してメールで送付する方法は、郵送コストの削減やスピードアップの観点から広く普及しています。ただし、これは電子帳簿保存法の「電子取引」に該当するため、発行側・受取側の双方が電帳法の保存要件（改ざん防止措置や検索機能の確保など）を満たしてデータを保存する必要があります。
まず、原因を特定します。よくあるのが「端数処理(消費税の計算)」のズレです。納品書ごとに消費税を計算する方法(積上げ計算)と、請求書で税率ごとの合計金額に対して一括で消費税を計算する方法(割戻し計算)では、端数処理の関係で金額に差が出ることがあります。また、返品や値引きが反映されていないケースもあります。システム(ERP)で一元管理していれば、計算方法を統一し、こうした計算ミスや反映漏れを自動的に防ぐことができます。
取引先から紛失の連絡があった場合、再発行に応じるのが一般的です。その際、二重計上や不正利用を防ぐため、再発行である旨（「再発行」のスタンプや記載）を明記し、元の納品書番号と同じ番号で発行することが重要です。システム管理していれば、履歴から簡単に再出力が可能です。
有効です。物流倉庫からの出荷指示書を兼ねている場合など、金額を記載しない「仮納品書」や「受領票」として運用されるケースもあります。ただし、インボイス（適格請求書）として利用する場合は、対価の額（金額）と消費税額の記載が必須要件となります。用途に応じて使い分ける必要があります。
納品書は、取引先との信頼関係を守り、自社の正確な売上管理を支える基本の書類です。
「たかが納品書」と軽視してアナログな管理を続けていると、事業拡大の局面で業務がパンクし、ミスや不正のリスク、さらには経営判断の遅れを招く要因となります。
成長企業にとって、納品書業務の電子化・システム化は、単なるペーパーレス化以上の価値があります。
ERPを活用して受注から納品、請求、会計までをデータで一気通貫につなぐことで、業務効率は飛躍的に向上し、リアルタイムな数字に基づいた強い経営基盤を築くことができます。
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応をきっかけに、納品書業務のあり方を見直し、ERPによる全体最適化を検討してみてはいかがでしょうか。