稟議とは？決裁との違いや稟議書の書き方、承認までの流れを解説

稟議とは、企業内で何らかの事項を実行する際に、関係者や決裁権限者から承認を得るための手続きです。設備投資やシステム導入、取引先との契約など、さまざまな業務で利用されています。

稟議制度は、組織として適切な意思決定を行うために重要な仕組みです。一方で、承認に時間がかかる、手続きが複雑になるといった課題もあります。

本記事では、稟議の基本的な意味から稟議書の書き方、申請・承認の流れまで解説します。また、稟議業務を効率化する方法についても紹介します。

稟議とは

稟議（りんぎ）とは、業務上の提案や計画について、関係者や決裁権限者の承認を得るための社内手続きです。申請内容を記載した稟議書を関係者に回覧し、必要な承認を取得する形で進めることが一般的です。

例えば、新しいシステムを導入する場合、担当者だけの判断で契約を進めるのではなく、導入目的や費用、期待される効果などを整理し、社内規程に応じて上司や関連部門の承認を得ることが一般的です。このような場面で活用されるのが稟議です。

稟議制度を適切に運用すれば、意思決定の透明性を確保しながら、関係者間で情報を共有できます。ただし、稟議が必要な事項や承認権限は企業によって異なります。

稟議の目的

稟議の主な目的は、組織として適切な意思決定を行い、その判断に必要な情報と責任の所在を明確にすることです。

企業活動では、設備の購入や契約の締結など、さまざまな意思決定が発生します。担当者だけで判断すると、予算や社内方針との不整合が生じる可能性があります。

稟議を通じて関係者が内容を確認することで、費用の妥当性や業務への影響、潜在的なリスクを事前に検討できます。また、承認の履歴を残すことで、意思決定の経緯を後から確認できるようになります。

稟議と決裁・承認の違い

稟議・決裁・承認は関連する言葉ですが、それぞれ意味が異なります。稟議は組織内で承認を得るための手続き全体を指し、承認は申請内容を認める行為、決裁は権限を持つ人が最終的な判断を下す行為です。

例えば、担当者が稟議書を提出し、上司や経理部門の承認を経て、最終的に決裁権限者が判断するという流れが考えられます。

ただし、企業によっては承認と決裁を同じ意味で使用する場合もあります。実際の運用では、社内の決裁権限規程に従って区別することが重要です。

稟議と根回しの違い

稟議は正式な承認手続きであるのに対し、根回しは正式な申請を行う前に関係者へ説明し、意見や懸念点を確認する行為です。

例えば、ERPの導入を検討する際、正式な稟議を提出する前に経理部門や情報システム部門と協議しておくことで、導入範囲や必要な予算について認識を合わせられます。

事前調整によって稟議の差し戻しを防ぎやすくなりますが、根回しによって正式な承認が不要になるわけではありません。事前調整と正式な意思決定を区別する必要があります。

稟議が必要になる主なケース

稟議の対象となるケースには、一定額以上の支出や契約、組織全体に影響する重要な決定などがあります。対象となる業務は企業の規模や決裁権限規程によって異なります。

代表的なケースを以下に整理しました。

特にERPなどの基幹システム導入では、導入範囲や運用体制によって、複数部門の業務に影響が及ぶ場合があります。そのため、導入費用だけでなく、業務プロセスの変更や運用体制、期待される効果も含めて稟議を進める必要があります。

なお、すべての支出に稟議が必要とは限りません。少額の備品購入などは、部門長の承認だけで処理できる場合もあります。業務の重要性や金額に応じて手続きを設定することが大切です。

稟議の流れを5つのSTEPで解説

一般的な稟議は、事前確認、稟議書の作成、申請、承認・決裁、実行・記録という5つのSTEPで進みます。各段階で必要な情報や担当者を明確にしておくことが、円滑な運用につながります。

STEP1：稟議の必要性と承認ルートを確認する

最初に、対象業務が稟議を必要とするかどうかを確認します。あわせて、誰の承認が必要なのか、最終的な決裁権限者は誰なのかを把握します。

社内の稟議規程や決裁権限規程を確認し、申請金額や業務内容に応じた承認ルートを特定しましょう。必要に応じて、経理部門や法務部門などの関係者にも事前に相談します。

STEP2：稟議書を作成する

次に、申請内容を稟議書にまとめます。稟議書には、実施したい内容だけでなく、その必要性や費用、期待される効果を記載することが重要です。

例えば、業務システムを導入する場合は、現在の業務課題、導入によって改善したい事項、必要な費用、導入スケジュールなどを整理します。見積書や比較資料など、判断に必要な資料も用意しましょう。

STEP3：稟議書を提出・回覧する

稟議書が完成したら、社内で定められた申請方法に従って提出します。紙の書類を回覧する方法のほか、電子申請システムを利用する方法もあります。

申請後は、設定された承認ルートに沿って関係者へ稟議書が回されます。承認担当者が複数いる場合は、順番に確認する場合と、複数人が並行して確認する場合があります。

STEP4：関係者の承認・決裁を受ける

承認担当者は、申請内容の妥当性や予算との整合性、業務上のリスクなどを確認します。必要な承認がそろった後、決裁権限者が最終的な判断を行います。

情報が不足している場合や内容に問題がある場合は、稟議書が差し戻されることもあります。その際は指摘事項を確認し、必要な修正や追加説明を行います。

なお、承認順序や最終決裁のタイミングは企業の規程によって異なります。

STEP5：決裁結果に基づいて実行・記録する

稟議が決裁されたら、承認された条件に従って業務を実行します。あわせて、稟議書や承認履歴などの関連情報を適切に保管します。

例えば、システム導入の稟議が承認された場合は、契約締結や発注などの手続きへ進みます。ただし、稟議の決裁だけですべての契約・支払承認が完了するとは限りません。

承認された金額や条件から変更が生じた場合は、再稟議の必要性を社内規程に基づいて判断することが重要です。

稟議書の書き方と記載すべき項目

稟議書は、決裁権限者が申請内容の必要性や妥当性を判断できるように作成します。結論を明確にし、費用や効果、リスクなどの客観的な情報を盛り込むことがポイントです。

稟議書の書式は企業によって異なりますが、一般的には以下の項目を記載します。

稟議書の書き方の例文

稟議書を作成する際は、実施したい内容を最初に示し、背景や効果を続けると判断しやすくなります。以下は、業務システムを導入する場合の記載例です。

なお、以下は書き方を説明するための架空の例であり、費用や効果を示す実際の導入事例ではありません。

実際の稟議では、削減できる作業時間や費用対効果など、具体的な数値を示せると判断材料が充実します。数値を記載する場合は、現状調査や見積書などに基づいて算出し、前提条件も明確にしましょう。

承認されやすい稟議書を作成するポイント

稟議書を円滑に承認してもらうには、決裁権限者が確認したい情報を過不足なく示すことが重要です。特に、実施の必要性、費用の妥当性、期待される効果を明確にしましょう。

例えば、新しい設備を購入する場合、古くなったため交換したいという理由だけでは、投資の必要性を十分に判断できない可能性があります。

故障頻度や修理費用、生産への影響などを整理することで、更新の必要性をより具体的に説明できます。

また、稟議書を提出する前に関係部門へ相談し、必要な情報を確認しておくことも大切です。

稟議制度のメリット

稟議制度には、意思決定の透明性を高め、組織全体でリスクを管理しやすくするメリットがあります。特に複数の部門が関係する業務では、関係者が共通認識を持つための仕組みとして役立ちます。

意思決定の透明性を確保できる

稟議制度を適切に運用し、申請内容や承認履歴を記録することで、誰が、どのような情報に基づいて意思決定したのかを確認しやすくなります。

重要な決定を担当者個人の判断だけで進めるのではなく、所定の承認ルートに沿って確認するため、判断の経緯が明確になります。

稟議書と承認履歴を適切に保管しておけば、後から投資判断の理由や承認された条件を確認することも可能です。

関係部門との情報共有を促進できる

稟議では、申請内容に関係する複数の部門が事前に情報を確認できます。そのため、部門間の認識の違いや業務への影響を早い段階で把握しやすくなります。

例えば、ERPを導入する場合、経理部門だけでなく、購買部門や営業部門、情報システム部門などにも影響する可能性があります。

関係部門が導入目的や費用、運用上の課題を共有することで、導入後の認識のずれを防ぎやすくなります。

内部統制の強化につながる

稟議制度は、支出や契約などに対して適切な承認を求めることで、内部統制の強化に役立ちます。

決裁権限を明確にし、担当者による独断や権限を超えた支出のリスクを低減するための統制として機能することが期待できます。また、承認履歴を残すことは、監査や業務の振り返りにも有効です。

ただし、稟議を設けるだけで不正やミスを完全に防止できるわけではありません。職務分掌や権限管理、承認後の業務確認などと組み合わせて運用することが重要です。

稟議制度のデメリットとよくある課題

稟議制度にはメリットがある一方で、承認に時間がかかり、業務のスピードを低下させる可能性があります。制度を形骸化させないためには、運用上の課題を把握する必要があります。

承認までに時間がかかる

稟議の代表的な課題は、申請から決裁までに時間がかかることです。承認担当者が多い場合や、順番に確認する必要がある場合は、処理が滞りやすくなります。

特に紙の稟議書を使用している場合、承認担当者の不在によって回覧が止まることもあります。結果として、契約締結や設備購入などの実施時期に影響する可能性があります。

申請内容の確認や差し戻しが負担になる

稟議書の記載内容が不十分な場合、承認担当者による追加確認や差し戻しが発生します。

例えば、購入金額は記載されていても、導入目的や費用対効果が明確でなければ、判断に必要な情報が不足します。

また、申請書の形式が部門ごとに異なる場合、記載内容の確認にも手間がかかります。申請項目や書式の標準化が重要です。

承認手続きが形式的になりやすい

稟議制度は、承認すること自体が目的になると形骸化する可能性があります。

承認担当者が内容を十分に確認せず、単に書類を次へ回すだけでは、リスクの発見や判断の妥当性確保につながりません。

誰が何を確認するのかを明確にし、不要な承認段階を見直すことが重要です。承認担当者には、役職だけでなく業務内容や判断に必要な専門性も考慮する必要があります。

稟議業務を効率化する5つの方法

稟議業務を効率化するには、申請書の電子化だけでなく、承認ルートや判断基準そのものを見直すことが重要です。業務ルールの整備とシステム活用を組み合わせることで、承認にかかる負担を軽減できます。

1. 稟議書のフォーマットを統一する

稟議書のフォーマットを統一すると、申請に必要な情報を整理しやすくなります。

設備購入、契約締結、システム導入など、申請内容に応じたテンプレートを用意する方法が有効です。記載すべき項目を標準化することで、情報不足による差し戻しの削減が期待できます。

ただし、すべての申請に同じ項目を求めると、かえって負担が増える場合があります。申請内容に応じて必要な項目を設定しましょう。

2. 承認ルートと決裁権限を見直す

承認ルートの見直しは、稟議業務の迅速化につながります。申請金額やリスクに応じて承認担当者を設定し、不要な確認工程を減らすことが重要です。

例えば、少額の定型的な支出は部門長の決裁とし、高額な設備投資は経営層の決裁を必要とするなど、重要度に応じて権限を分ける方法があります。

ただし、承認工程の削減によって必要な統制が失われないように注意が必要です。効率化と内部統制のバランスを考慮しましょう。

3. ワークフローシステムを導入する

ワークフローシステムとは、申請・承認・決裁などの業務の流れを電子化し、管理するシステムです。稟議書の作成から承認状況の確認までをシステム上で進められます。

承認担当者への通知、申請状況の可視化、承認履歴の保存などの機能を活用すれば、紙の回覧やメールによる確認作業を減らせます。

また、金額や申請内容に応じて承認ルートを自動的に切り替える仕組みを設けることも可能です。承認漏れの防止や進捗管理の効率化が期待できます。

4. ERPと連携して申請から実行までを管理する

稟議に関係する業務をERPと連携させることで、承認後の発注や会計処理まで一貫して管理しやすくなります。

ERP（Enterprise Resource Planning：企業資源計画）は、会計や購買、販売、在庫などの基幹業務を統合的に管理するための仕組みです。

例えば、設備購入の稟議が承認された後、承認情報を購買管理システムへ連携させれば、申請内容と発注内容の整合性を確認しやすくなります。

申請・承認の情報と発注・支払の情報が別々のシステムに分散している場合は、手作業による転記や確認が必要になることがあります。関連する業務データを連携させることで、こうした作業の削減が期待できます。

5. 承認状況を可視化して継続的に改善する

稟議業務は、システムを導入するだけでなく、承認状況を分析して改善を続けることが重要です。

例えば、申請から決裁までの所要時間や差し戻し件数、承認段階ごとの滞留時間などを確認すると、どの工程に課題があるのかを把握しやすくなります。

特定の承認担当者に申請が集中している場合は、代理承認者の設定や承認権限の見直しを検討できます。改善効果を継続的に測定することが大切です。

ERPやSAPを活用した稟議・承認プロセスの改善

ERP製品やSAPの関連ソリューションを活用することで、製品の機能や導入構成に応じて、稟議・承認プロセスと購買、会計などの基幹業務を連携できる場合があります。特に複数部門にまたがる承認業務では、データの一元管理と業務プロセスの標準化が重要です。

ERPによって承認情報と業務データを連携できる

ERPを活用するメリットの一つは、承認に関係する情報と実際の業務データを結び付けられることです。

例えば、購買業務では、購入申請から承認、発注、検収、請求書処理、支払まで複数の工程が発生します。それぞれの工程を別々に管理していると、情報の転記や照合作業が必要になります。

ERPを中心に関連情報を管理することで、申請内容と発注・会計情報の整合性を確認しやすくなります。また、予算や勘定科目などのデータを参照しながら、承認判断を行うことも考えられます。

ただし、ERPに標準搭載されている承認機能や連携できる業務範囲は、製品や導入構成によって異なります。

SAPのワークフロー機能による承認業務の効率化

SAPでは、業務システムに備わる承認機能や、SAP Build Process Automationなどを活用して、ワークフローの自動化を検討できます。

SAP Build Process Automationは、承認フローや各種タスクの自動化を支援するソリューションです。申請用フォームや承認フォーム、条件に応じた業務フローなどを構築できます。

例えば、申請金額が一定の条件を満たす場合に追加承認を求める仕組みなど、業務ルールに応じた承認プロセスの設計が可能です。

また、SAP Business Technology Platform（SAP BTP）を活用した拡張・連携により、SAPの基幹業務システムと周辺アプリケーションを組み合わせることも検討できます。

なお、SAP S/4HANA Cloud Public Edition、SAP S/4HANA Cloud Private Edition、オンプレミスのSAP S/4HANAでは、利用できる機能や拡張方法、必要な構成が異なります。稟議業務への適用を検討する際は、利用環境と対象業務に応じた確認が必要です。

稟議システムとERPを連携する際の注意点

稟議システムとERPを連携する場合は、承認された情報をどのように業務データへ反映するかを明確にする必要があります。

例えば、購入稟議と購買発注で金額や取引先が異なる場合、承認された内容と実際の取引に不整合が生じる可能性があります。

そのため、連携するデータ項目、承認後の変更ルール、アクセス権限、エラー発生時の対応などを事前に設計することが重要です。

また、既存の複雑な承認ルートをそのままシステム化するのではなく、不要な工程を整理したうえで導入することが望まれます。業務プロセスの標準化とシステム連携を一体的に進めることが、継続的な改善につながります。

稟議についてよくある質問

稟議とは簡単にいうと何ですか？

稟議とは、会社で何かを実施する際に、関係者や決裁権限者から承認を得るための手続きです。物品の購入や契約の締結、システム導入などで利用されます。企業によって稟議の対象や承認方法は異なります。

稟議と決裁はどちらが先ですか？

一般的には、稟議を申請して必要な承認を得た後、最終的な決裁が行われます。稟議は承認を得るための手続き全体であり、決裁は権限を持つ人による最終判断です。ただし、企業によって手続きや用語の使い方が異なる場合があります。

稟議書は誰が作成するのですか？

稟議書は、原則として対象となる業務を担当する社員や部門が作成します。例えば、設備購入であれば購入を希望する部門、システム導入であれば導入を担当する部門が起案することが一般的です。具体的な起案者は社内規程に従って決定します。

稟議が否決された場合はどうすればよいですか？

稟議が否決された場合は、まず否決の理由を確認することが重要です。費用や実施時期、申請内容などに課題がある場合は、関係者と協議して計画を見直します。修正後に再申請できるかどうかは、社内の運用ルールに従って判断しましょう。

稟議書は電子化できますか？

稟議書は、ワークフローシステムなどを利用して電子化できます。電子化によって申請や承認をオンラインで進められるほか、承認履歴の保存や進捗状況の確認も容易になります。ただし、社内規程や文書保存ルールを確認し、必要な承認権限や記録管理を維持することが重要です。

稟議制度を見直して意思決定と業務の効率化を進めよう

稟議は、企業が適切な意思決定を行うために重要な手続きです。関係者による確認や承認を通じて、判断の妥当性を高めるとともに、責任の所在や意思決定の経緯を明確にできます。

一方で、承認工程が複雑になると、決裁までの時間が長くなり、業務の停滞につながる可能性があります。稟議制度を有効に機能させるには、内部統制を維持しながら効率化することが重要です。

本記事のポイントは以下のとおりです。

まずは、自社の稟議制度について、承認にかかる時間や差し戻しの原因、決裁権限の設定などを確認しましょう。そのうえで、申請書の標準化や承認ルートの見直し、システム化の必要性を検討することが大切です。

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