バックオフィスにAIは活用できるのか？活用できる場面や導入の流れを解説

人手不足や業務量の増加など、バックオフィス業務に課題を抱える企業は少なくありません。バックオフィス業務は企業運営に欠かせない一方で、定型作業や確認作業も多く、従業員の負担が大きくなりやすい分野です。

このような課題への対策として注目されているのが、AIの活用です。AIを導入することで、データ入力や書類確認などの、定型作業を含めた業務の効率化が期待できます。

ただし、AIを導入すればすぐに成果が出るわけではありません。自社の課題や導入目的を整理し、AIを活用する業務を適切に選ぶことが重要です。この記事では、バックオフィスにAI導入が求められる背景や具体的な活用場面、導入の流れなどについて解説します。

バックオフィスにAI導入が求められる背景

バックオフィスにAI導入が求められている背景には、人手不足や業務負担の増加など企業が抱える課題があります。ここでは、なぜバックオフィスにAIが求められているかを解説します。

人手不足に悩む企業が増加している

バックオフィスにAI導入が進められる理由の一つが、人手不足への対応が必要になっている点です。従業員を十分に確保できないと、生産性が上がらなかったり、従業員に負担をかけたりしてしまいます。

AIを導入することで、以下のような業務を効率的に進めやすくなります。

人材を増やすだけではなく、AIで効率化を進めることも人手不足対策の方法です。

従業員の業務負担が増加している

デジタル化が進み、企業が扱う情報や業務量が増えているケースもあります。その結果、バックオフィス担当者の業務負担が大きくなっている場合もあります。

業務量が増えるほど負担は大きくなり、重要な業務に時間を確保できなくなる可能性があります。AIで定型業務や情報整理を効率化すれば、従業員の負担を軽減し、より重要な業務へリソースを振り分けられるでしょう。

業務の属人化が発生している

バックオフィスでは、「〇〇さんしか分からない」のような、属人化が起きる場合もあります。ルール化やマニュアル化しておらず、人事異動により業務が滞るかもしれません。

AI導入をきっかけに業務の標準化を進めやすい点も、ポイントです。個人の経験や方法に頼らない仕組みを作ることにより、属人化防止につながります。

ヒューマンエラーへの対策が求められている

バックオフィスのような仕事では、入力ミスなどのヒューマンエラーは発生しがちです。しかし、入力ミスや確認漏れにより自社への損失を出してしまうこともあるため、対策は必須となります。

AIを活用することにより、決められたルールに基づいて事務作業を行いやすくなるでしょう。ヒューマンエラーを減らすことに加え、作業効率の向上も期待できます。

バックオフィスでAIが活躍できる場面

バックオフィスでAIが活躍できる場面には、具体的にどのような場面があるのでしょうか。ここでは部門ごとに、活用できる場面を解説します。

人事部門の場合

人事部門では、以下のような場面でAIによる効率化を図れます。

AIを活用すれば、採用や労務に関する定型業務の負担を軽減しやすくなるでしょう。その結果、人材育成や組織づくりなど、より重要な業務に時間を割きやすくなります。

経理部門の場合

経理部門では、以下のような場面でAIを活用できます。

経理部門では会計業務など、正確性とスピードを備えた業務が求められます。AIを活用することで、ヒューマンエラーを軽減しながらも、効率よく業務を進めやすくなるでしょう。

総務部門の場合

総務部門では、次のような業務でAIを活用できます。

総務は対応する業務の範囲が広いため、どの定型業務をAIで効率化できるかを見極めることがポイントです。よくある定型業務を効率化することで、従業員の負担を減らせるでしょう。

法務部門の場合

法務部門では、次のような場面でAIを活用できます。

ただし、AIの回答が必ず正しいとは限りません、最終的には担当者や専門家などの判断が求められます。

バックオフィスにAIを導入するメリット

バックオフィスにAIを導入することで、定型業務の効率化だけでなく、従業員の負担軽減などのメリットが期待できます。ここでは、バックオフィスにAIを導入する主なメリットを解説します。

生産性が向上する

バックオフィスにAIを導入することにより、生産性向上が期待できます。AIによって一部の作業を自動化・効率化することで、業務を進めやすくなるでしょう。

例えば、データ入力や情報整理などの定型業務は、AIを活用することで効率化が可能です。従業員が一から対応する必要がなくなり、より効率的に多くの業務を進められるでしょう。

メインの業務に集中できる

定型業務を効率化することで、従業員がメインの業務に時間を使いやすくなる点もメリットです。問い合わせ対応などに時間を取られていると、重要な業務に時間を使えないケースがあります。

AIで業務効率化を図ることで、人でなければ難しい判断や企画などに集中することができます。従業員はより重要度の高い業務に集中することで、成果向上も期待できるでしょう。

データをもとに判断しやすくなる

AIは大量のデータを分析し、傾向や変化を把握する用途にも活用できます。必要な情報をすばやく把握しやすくなるでしょう。

例えば、経理データから売上やコストの推移を分析できます。また、人事データから残業時間の傾向を把握することも可能でしょう。データを根拠とした判断を行いやすくなることも、AI導入の大きなメリットです。

業務プロセスの改善につながる

AIを導入する過程で、既存の業務プロセスを見直すきっかけになることもメリットです。AIを活用するためには、「どの業務に時間がかかっているのか」「どの作業を自動化できるのか」など、現在の業務を整理する必要があります。

プロセスを見直すことで、重複している作業や部署ごとに異なる業務ルールなど、課題が見つかることもあるでしょう。業務プロセスを見直すことで、バックオフィス業務の生産性向上につなげやすい点もメリットです。

バックオフィスにAIを導入する際の流れ

バックオフィスにAIを導入する際は、自社の課題や業務内容を整理したうえで進めることが重要です。いきなりシステムを導入するのではなく、段階的に進めましょう。

ここでは、バックオフィスにAIを導入する際の基本的な流れを解説します。

自社の課題を整理する

まずは自社の抱える課題を整理しましょう。どのような業務負担があるのか、従業員がどのように感じているのかなどを確認します。

例えば、「人手不足で残業が増えている」「問い合わせ対応の負担が大きい」などの課題が出てくるでしょう。課題を整理することで、どのような目的で導入するかが明確になります。

現在の業務を整理する

現在の業務がどのように行われているかも確認しましょう。業務内容に加えて、作業時間や使用しているシステムなども整理してください。

業務の詳細を整理することにより、業務上の課題や問題などが見つかる場合があります。どの業務や場面でAIを導入するか考えるためにも、現在の業務について整理しておきましょう。

AIを導入する業務を選ぶ

業務の整理ができたら、どの業務にAIを導入するかを考えましょう。まずは、データ入力などの定型業務は導入がしやすい業務といえます。

複雑な業務や社内外の調整が必要な業務は、AIの活用が難しい分野です。まずはAIを活用しやすい業務から選ぶと良いでしょう。

導入するAIシステムを選ぶ

自社の課題や対象となる業務に合わせて、導入するAIシステムを選びましょう。AIシステムには、生成AIやチャットボットなどいくつか種類があります。

システムを選ぶ際は、機能だけではなく、セキュリティや既存システムとの連携なども考慮することが大切です。また、現場が活用できそうなAIかどうかも含めて検討してください。

小規模から導入を進める

AIを導入する際は、小規模から段階的に進めましょう。最初から全社に導入してしまうと、問題発生時や効果があまり出なかったときのリスクが大きくなるためです。

まずは対象の業務を絞り、どれだけの効果が出ているかを測定しましょう。小規模で運用を行うと、効果測定や改善を進めやすくなります。

効果を見て全社的に展開する

小規模の導入から効果が確認できたら、徐々に導入範囲を広げていきましょう。全社的に導入を検討していくケースもあります。

また、導入範囲を広げる際は、これまでに見つかった課題や改善点、ノウハウなどを共有してください。効果測定と改善を繰り返すことで、バックオフィスの効率化がより期待できます。

バックオフィスでのAI活用に関するよくある質問

バックオフィス業務はAIによってなくなりますか？

AIを導入しても、バックオフィス業務がなくなるわけではありません。イレギュラーな対応や最終的な判断には人の力が必要になります。

バックオフィスではAIをどのように活用できますか？

例えば、人事部門では応募書類の整理、経理部門では請求書の読み取りや仕訳の支援に活用できます。ほかにも、文書作成やデータ分析など、幅広いバックオフィス業務で活用可能です。

バックオフィスにAIを導入する際の注意点は何ですか？

バックオフィスにAIを導入する際は、セキュリティ対策やデータの取り扱いルールを整えることが重要になります。バックオフィスは個人情報や機密情報を扱うケースが多いためです。

また、AIの回答には誤りが含まれる可能性があります。そのまま使用せず、担当者が確認する体制も必要でしょう。

まとめ

バックオフィスでは、人手不足や業務負担の増加、ヒューマンエラーなど、さまざまな課題が発生します。AIを活用することで業務を効率化し、従業員がより重要な業務に集中しやすい環境を整えられるでしょう。

AIを導入する際は、自社の課題や現在の業務を整理し、適した業務から段階的に導入することが重要です。まずは小規模から始め、効果測定と改善を繰り返しながら導入範囲を広げてみてください。

また、AIの回答が必ず正しいとは限りません。セキュリティ対策や人による確認体制の整備も欠かせない準備となります。AIにすべてを任せるのではなく、人とAIそれぞれの強みを活かしながらバックオフィス業務の効率化を進めることが大切です。