業務プロセス改善の進め方マニュアル！基本からITツール活用まで徹底解説

企業が持続的な成長を目指す上では、業務プロセスの改善による生産性向上やコスト削減が重要な取り組みとされています。しかし、「何から手をつければよいか分からない」「ITツールを導入したものの効果が出ない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、業務プロセス改善の基本的な進め方から、ECRSなどのフレームワーク、そしてERPをはじめとするITツールの活用法までを解説します。部門最適ではなく全社最適を目指すための考え方や具体的な進め方を紹介します。

業務プロセス改善とは何か

企業が持続的な成長を遂げるためには、日々の業務を効率化し、生産性を向上させることが重要です。しかし、事業規模が拡大し、組織が複雑化する中堅企業においては、現場の努力だけでは解決できない課題が多く存在します。そこで重要となるのが「業務プロセス改善」というアプローチです。本章では、業務プロセス改善の基本的な定義と、それが現在なぜ求められているのかを解説します。

業務改善との違いと目的

業務プロセス改善を理解する上で、まずは一般的な「業務改善」との違いを明確にしておく必要があります。どちらも生産性向上を目指す点では共通していますが、対象とする範囲や視点が大きく異なります。

業務改善は、主に特定の部門や個人の「作業」に焦点を当てます。例えば、手入力していたデータをマクロで自動化する、書類の保管方法を見直すといった取り組みです。これは現場主導で進めやすく、即効性がある反面、部門ごとの個別最適に陥りやすいという側面を持っています。

一方で業務プロセス改善は、複数の部門をまたがる「一連の業務の流れ（プロセス）」全体を対象とします。例えば、受注から在庫引当、出荷、請求に至るまでの一連のフローを見直し、部門間のボトルネックを解消する取り組みです。特定の部門だけでなく、全社最適の視点で業務のつながりを再設計し、企業全体のパフォーマンス向上を目指すことが目的とされています。

年商が数百億円規模に達する企業では、部門ごとの業務改善だけでは限界を迎えます。経営の可視化を図り、迅速な意思決定を行うためには、全社横断的な業務プロセス改善が重要です。

なぜ今業務プロセスの改善が必要なのか

近年、多くの企業で業務プロセス改善の重要性が指摘されている背景には、大きく分けて以下の要因があります。

特に中堅企業において顕著なのが、部門ごとに導入されたシステムや、部署内で独自に作られたExcelファイルが乱立している状況です。このような環境では、部門間でのデータ連携を手作業で行う「Excelバケツリレー」が発生し、非効率であるだけでなく、経営層がリアルタイムで正確な経営数値を把握することが困難になります。

また、老朽化した既存システム（レガシーシステム）の維持管理に多大なリソースが割かれ、新たな価値創出への投資が阻害される問題も指摘されています。経済産業省が発表したDXレポートでも、複雑化・ブラックボックス化した既存システムがDX推進の足かせになることが警告されています。

変化の激しい市場環境において競争力を維持・強化するためには、分断された業務プロセスを統合し、データに基づいた迅速な経営判断ができる基盤を構築することが重要と指摘されています。だからこそ、今、抜本的な業務プロセス改善が必要とされているのです。

業務プロセス改善を進めるための5つのステップ

業務プロセス改善を場当たり的に進めてしまうと、一部の部門の業務は楽になっても、他部門の負担が増加する「部門最適」に陥るリスクがあります。全社的な生産性向上を実現するためには、体系立てた手順に沿って進めることが大切です。ここでは、業務プロセス改善を成功に導くための基本的な5つのステップを解説します。

現状の業務プロセスの可視化と課題抽出

最初に行うべきは、現状の業務フローを正確に把握し、可視化することです。特に長年運用されてきた業務プロセスは、担当者の頭の中にのみノウハウが存在する属人化を引き起こしているケースが少なくありません。各部門で独自に構築されたExcelのファイル群や、連携が取れていない部門別システムの実態を洗い出します。

業務の流れをフローチャートや手順書として書き出すことで、業務の重複、無駄な承認フロー、手作業によるデータ転記などのボトルネックが浮き彫りになります。まずはありのままの現状を把握し、何が課題となっているのかを明確にすることが出発点となります。

改善策の立案と優先順位付け

課題が抽出できたら、それらを解決するための改善策を立案します。この段階では、システム化による自動化、業務手順の簡略化、あるいは業務そのものの廃止など、さまざまな視点からアイデアを出します。

しかし、すべての改善策を同時に実行することはリソースの観点から現実的ではありません。そのため、改善策に対して優先順位をつける必要があります。一般的には、期待される効果の大きさと、実現にかかる工数やコストのバランスを見て判断します。

新しい業務プロセスの設計

優先順位の高い改善策をもとに、新しい業務プロセス（To-Beモデル）を設計します。ここで重要なのは、単なる現状の業務のシステムへの置き換えではなく、全社最適の視点を持つことです。

経済産業省が発表したDXレポートでも指摘されているように、既存の複雑な業務プロセスをそのまま維持してシステム化を進めると、将来的な環境変化への対応やデータ活用が困難になります。部門間のデータ連携がスムーズに行われ、経営状況がリアルタイムに可視化されるような、あるべき姿を描くことが求められます。

新しい業務プロセスの実行と定着化

新しい業務プロセスを設計した後は、現場での実行に移ります。新しいやり方に対する現場の抵抗感を和らげるためにも、事前の説明会や丁寧なマニュアルの整備が大切です。

また、いきなり全社で一斉に切り替えるのではなく、影響範囲の小さい部門や特定の業務からスモールスタートで導入し、問題がないことを確認しながら段階的に適用範囲を広げていく手法も有効です。定着化に向けては、以下のポイントを押さえておくとよいでしょう。

効果測定と継続的な改善

新しい業務プロセスが定着し始めたら、事前の計画通りに効果が出ているかを測定します。作業時間の削減量、ミスの発生件数、コストの削減額など、定量的な指標（KPI）を用いて評価を行います。

業務プロセス改善は一度実施して終わりではありません。ビジネス環境の変化や企業の成長に合わせて、プロセスも常にアップデートしていく必要があります。継続的に効果を測定し、新たな課題を発見して改善を繰り返すサイクルを社内に根付かせることが、企業の競争力強化につながります。

業務プロセス改善を成功に導くフレームワーク

業務プロセス改善を場当たり的に進めてしまうと、一部の部門だけが効率化され、全社的な視点ではかえって業務が複雑化してしまうリスクがあります。全社最適を見据えた改善を進めるうえでは、客観的かつ体系的なフレームワークの活用が有効とされています。ここでは、業務プロセス改善の現場で広く用いられている代表的なフレームワークを解説します。

ECRSの原則を活用した業務プロセス改善

ECRS（イクルス）の原則は、業務のムダを省き、効率化を図るための基本的なフレームワークです。改善の視点を4つのアルファベットで表しており、この順番に従って業務を見直すことで、効果的かつスムーズに業務プロセス改善を進めることができます。

ECRSの原則において効果が高いとされるのは、最初の「Eliminate（排除）」です。業務そのものをなくすことができれば、それに伴う時間やコストをゼロにできるためです。既存の業務プロセスには「昔からやっているから」という理由だけで残っている作業が少なくありません。まずは業務の存在意義を問い直し、不要なものを排除することが望ましいです。

排除が難しい場合は、「Combine（結合）」や「Rearrange（交換）」によって業務の順序や担当者を見直し、全体の流れを最適化します。そして最後に「Simplify（簡素化）」を検討します。ここで初めて、ITツールの導入による自動化や標準化が視野に入ってきます。

BPMNを用いた業務フローの図解化

業務プロセス改善において、現状の業務フローを正確に把握し、関係者間で共有することは非常に重要です。そのための有効な手法として、BPMN（Business Process Model and Notation：ビジネスプロセスモデリング表記法）が挙げられます。

BPMNとは

BPMNは、業務プロセスを可視化するための国際標準規格です。誰が見ても直感的に業務の流れを理解できるように、標準化された記号を用いてフローチャートを作成します。部門をまたぐ複雑な業務プロセスであっても、共通のルールに基づいて図解化されるため、認識の齟齬を防ぐことができます。

BPMNを活用するメリット

BPMNを用いて業務プロセスを描画することには、主に以下のようなメリットがあります。

特に、全社横断的なシステム導入や刷新を検討する中堅企業において、部門ごとに分断された業務プロセスを統合し、全社最適を実現するためには、BPMNのような標準化された表記法での可視化が重要です。現状の業務プロセスを正確に図解化することで、システム化すべき領域と、標準機能に合わせて業務を見直すべき領域が明確になります。

これらのフレームワークを活用して業務プロセスを整理・再設計することは、後に控えるシステム導入を成功させるための重要な基盤となります。

業務プロセス改善におけるITツールの活用とERPの価値

 業務プロセス改善を進めるうえで、ITツールの活用が有効となる場合があります。しかし、単にツールを導入すればよいというわけではありません。企業の規模が拡大し、年商が数百億円から数千億円規模の中堅企業へと成長する過程では、全社的な視点でのシステム構築が求められます。

部門最適から全社最適へ導くITツール選び

業務プロセス改善を進める際、各部門が独自の判断でITツールを導入するケースが散見されます。このような「部門最適」のアプローチは、特定の業務を効率化する上では一定の効果を発揮します。しかし、企業全体としてのプロセス改善を考えた場合、システム間の連携不足によるデータの分断や、二重入力の手間が発生するなど、新たな課題を生み出す原因となります。

中堅企業がさらなる成長を目指すためには、部門ごとの個別最適から脱却し、全社最適の視点でITツールを選定することが望ましいとされています。経営状況をリアルタイムで把握し、迅速な意思決定を行うためには、企業全体のデータが一元管理された基盤が必要となります。

Excelや部門システムの乱立が招く非効率

多くの企業では、会計システムを中心に、販売管理、在庫管理、生産管理など、部門ごとに異なるシステムが稼働しています。また、システム間のデータの受け渡しや、独自の帳票作成のために、Excelが多用されているケースも少なくありません。

こうした部門システムやExcelの乱立は、業務プロセスにおいて以下のような非効率を招きます。

これらの課題は、企業の成長スピードを鈍化させる要因となる場合があります。全社的な業務プロセス改善を実現するためには、こうしたデータの分断を解消する仕組みが大切です。

ERP導入による業務プロセス改善の真の価値

部門システムの乱立やExcelへの過度な依存から脱却し、全社最適な業務プロセスを構築するための解決策となるのが、ERP（統合基幹業務システム）の導入です。ERPは、企業のあらゆる業務データを一つのデータベースで統合管理するシステムです。

ERPを導入することで得られる業務プロセス改善の真の価値は、単なる作業の効率化にとどまりません。経済産業省が発表したDXレポートでも指摘されているように、老朽化した既存システムからの脱却やデータの統合は、企業の競争力維持・強化において重要な課題とされています。 

ERPの導入前と導入後における業務プロセスの違いを以下の表にまとめました。

すでにオンプレミス型のERPを導入している企業であっても、過度なアドオン（追加開発）によってシステムが複雑化し、バージョンアップが困難になっているケースがあります。このような状態では、環境変化に合わせた柔軟な業務プロセス改善を行うことができません。

ERPの真の価値は、企業全体の業務プロセスを標準化し、リアルタイムな経営情報の可視化を実現することにあります。経営層から現場の事業責任者までが、最新のデータに基づいた判断を行いやすい環境を整えることで、企業は激しい市場の変化に迅速に対応できるようになります。ERPの導入や刷新は、企業変革を支える基盤となる可能性のある投資なのです。

ERPを活用した業務プロセス改善の成功ポイント

ERPを導入して業務プロセス改善を成功させるためには、単なるITツールの入れ替えにとどまらない全社的な取り組みが重要です。ここでは、導入プロジェクトを成功に導き、ERPの真の価値を引き出すための重要なポイントを解説します。

経営層のコミットメントと現場の巻き込み

ERP導入は、部門を横断した業務プロセスの見直しを伴うため、全社的なプロジェクトとして推進する必要があります。Excelや部門ごとの個別システムが乱立し、全社最適ができていない状況から脱却するためには、最も重要となるのが経営層の強いコミットメントです。経営層が自らプロジェクトの目的や意義を発信し、全社最適の視点からリーダーシップを発揮することで、部門間の利害対立を乗り越えることができます。

また、実際にシステムを利用する現場の巻き込みも欠かせません。現場の業務担当者がプロジェクトの初期段階から参画し、新しい業務プロセスに対する理解を深めることで、導入後の定着化がスムーズに進みます。

アドオンを抑えた標準機能の活用

ERP導入において、既存の業務プロセスに合わせてシステムをカスタマイズ（アドオン開発）しすぎると弊害が生じる可能性があります。開発コストの増大や導入期間の長期化を招くだけでなく、将来的なシステムのバージョンアップが困難になり、システムの老朽化を早める原因となります。実際、経済産業省のDXレポートにおいても、過剰なカスタマイズがシステムのブラックボックス化を招き、企業の競争力低下やデジタルトランスフォーメーション推進の足かせになることが指摘されています。

ERPの真の価値は、世界中のベストプラクティスが集約された標準機能を活用し、自社の業務プロセスをグローバルスタンダードに合わせて最適化することにあります。Fit to Standard（標準機能への適合）の考え方を基本とし、業務をシステムに合わせることで、導入コストを抑えつつ、継続的な業務改善と最新テクノロジーの恩恵を享受することが可能になります。

経営の見える化を実現し、変化の激しい市場環境に迅速に対応するためには、ERPの標準機能を最大限に引き出す業務改革が求められます。システム刷新を機に、過去の慣習にとらわれない業務プロセスの再構築を目指すことが、ERP導入を進める上で重要なポイントの一つとされています。

業務プロセス改善に関するよくある質問

業務プロセス改善と業務改善の違いは何ですか？

業務改善が個別の作業の効率化を指すのに対し、業務プロセス改善は部門間をまたぐ一連の業務フロー全体を最適化することを指します。

業務プロセス改善を進めるための最初のステップは何ですか？

まずは現状の業務プロセスを可視化し、どこにムダやボトルネックがあるのか課題を抽出することから始めます。

ECRSの原則とは何ですか？

業務プロセスを改善するための視点で、排除、結合、交換、簡素化の4つの切り口から業務を見直すフレームワークです。

業務プロセス改善にITツールは必須ですか？

必須ではありませんが、全社的な最適化や大幅な効率化を目指す場合、ITツールの活用は非常に有効な手段となります。

ERPを導入すれば必ず業務プロセスは改善されますか？

導入するだけでは改善されません。自社の業務をERPの標準機能に合わせるなど、業務自体の見直しと現場の定着化が重要です。

まとめ

業務プロセス改善は、現状の可視化から始まり、ECRSの原則などのフレームワークを活用しながら、全社的な視点で最適化を進めることが重要です。部門ごとの個別システムやExcelの乱立による非効率を解消するためには、単なる業務改善にとどまらない抜本的な見直しが求められます。そこで大きな価値を発揮するのがERPの導入です。ERPは企業全体の情報とプロセスを一元管理する仕組みであり、全社最適化の推進に役立つ可能性があります。まずは自社の課題を整理し、業務プロセス改善を後押しするERPについて情報収集を始めてみてはいかがでしょうか。