失敗しないRFPの書き方を5ステップで解説！
経営層が知るべき最新トレンドとは

「自社の課題を解決する最適なシステムを導入したいが、何から始めればよいかわからない」
「ベンダーから提案を受けても、内容がバラバラで比較検討が難しい」

このような悩みを抱える経営層やプロジェクト担当者にとって、その成否を大きく左右するのが
RFP（提案依頼書）の品質です。質の高いRFPは、自社の要件を正確に伝え、最適なベンダーから価値ある提案を引き出すための羅針盤となります。

しかし、ただ項目を埋めるだけのRFPでは、プロジェクトを成功に導くことはできません。
特にクラウドサービス（SaaS）が主流となった現代において、RFPのあり方も変化しています。

本記事では、RFPの基本的な書き方から、経営層が知っておくべき最新のRFP戦略まで、システム導入を成功に導くためのノウハウを網羅的に解説します。

RFP（提案依頼書）とは？今さら聞けない基本と経営における重要性

システム導入プロジェクトを始動するにあたり、まず理解しておくべきRFPの基本について解説します。なぜRFPが重要なのか、その目的を正しく理解することが、成功への第一歩です。

RFPの目的は「自社の課題解決に最適なパートナーを見つける」こと

RFP（Request for Proposal）とは、日本語で「提案依頼書」と訳され、システム開発や導入を検討する企業が、発注先候補となるベンダーに対して具体的な提案を依頼するために提示する文書です。

RFPには、プロジェクトの背景、目的、解決したい経営課題、システムに求める要件、予算、スケジュールなどを網羅的に記載します。これにより、ベンダーは依頼内容を正確に理解し、より具体的で質の高い提案を行うことが可能になります。

RFPの最大の目的は、複数のベンダーから、共通の土俵で、質の高い具体的な提案を受け、自社の課題解決に最も貢献してくれる最適なパートナーを公平かつ客観的に選定することにあります。

なぜ質の高いRFPがプロジェクトの成否を分けるのか

もし、RFPを作成せずに口頭や簡易的な資料だけでベンダーに相談した場合、どうなるでしょうか。おそらく、各ベンダーから返ってくる提案は、機能も、費用も、前提条件もバラバラで、どれが自社にとって最適なのかを比較検討することすら困難になります。

結果として、「価格が安いから」「営業担当者の印象が良かったから」といった曖昧な理由でベンダーを選んでしまい、「導入してみたものの、必要な機能が足りなかった」「現場の業務に合わず、結局使われなくなった」といった失敗につながりかねません。

質の高いRFPを作成するプロセスは、自社の現状の課題やシステム導入の目的を再整理し、社内の関係者間で共通認識を形成する絶好の機会でもあります。この初期段階での丁寧な合意形成が、プロジェクト全体の方向性を決定づけ、後の手戻りやトラブルを防ぐための重要な基盤となるのです。

RFP・RFI・RFQの役割と使い分け

RFPと混同されがちな文書に「RFI」と「RFQ」があります。これらは目的や利用するフェーズが異なるため、正しく理解し使い分けることが重要です。

• RFI（Request for Information：情報提供依頼書）
  • 目的: ベンダーの基本的な情報（企業情報、実績、技術力、提供可能な製品・サービス概要など）を収集すること。
  • フェーズ: プロジェクトの企画段階。RFPを送付するベンダー候補を広く募り、絞り込むために利用します。
• RFP（Request for Proposal：提案依頼書）
  • 目的: RFIで絞り込んだベンダーに対し、具体的な課題や要件を提示し、それに対する解決策（ソリューション）の提案を依頼すること。
  • フェーズ: ベンダー選定段階。提案内容や見積もりを比較検討するために利用します。
• RFQ（Request for Quotation：見積依頼書）
  • 目的: 導入する製品やシステムの仕様がほぼ固まっている場合に、価格の見積もりを依頼すること。
  • フェーズ: 価格交渉・最終決定段階。機能や要件よりも価格が選定の主軸である場合に利用します。

一般的には、RFI → RFP → RFQ の順でプロセスを進めることで、効率的かつ的確なベンダー選定が可能になります。

これだけは押さえるべき！RFPの必須構成要素と記載項目

質の高いRFPを作成するためには、含めるべき情報を漏れなく、かつ分かりやすく整理することが不可欠です。ここでは、一般的によく用いられるRFPの3つの主要な構成要素と、それぞれの具体的な記載項目について解説します。

プロジェクトの全体像を伝える「概要」

このセクションでは、プロジェクトの背景や目的を伝え、ベンダーに「なぜこのプロジェクトが必要なのか」を深く理解してもらうことを目指します。

ベンダーへの要求を明確化する「提案依頼要件」

このセクションでは、新しいシステムに求める具体的な機能や性能を詳細に記述します。ここが曖昧だと、ベンダーからの提案も的を射ないものになってしまいます。

公平な選定プロセスを示す「選定・評価基準」

このセクションでは、ベンダーをどのように選定するのか、そのプロセスと基準を明示します。透明性を確保することで、ベンダーとの信頼関係を築くことができます。

【5ステップで解説】テンプレート活用で効率化するRFPの書き方

RFPの構成要素が理解できたら、次はいよいよ実際の作成プロセスです。やみくもに進めるのではなく、体系立てられたステップに沿って進めることで、手戻りを防ぎ、質の高いRFPを効率的に作成できます。ここでは、多くのプロジェクトで実践されている効果的なRFPの書き方を、5つのステップに分けて具体的に解説します。

STEP1: 目的とゴールの設定（経営課題との連携）

RFP作成の羅針盤となる、最も重要なステップです。 ここが曖昧なままでは、プロジェクト全体が迷走してしまいます。

まず、「なぜこのシステムが必要なのか？」という根本的な問いに向き合い、プロジェクトの「目的（Why）」を定義します。これは、自社が抱える経営課題や事業戦略と直結している必要があります。例えば、中期経営計画に「顧客エンゲージメントの強化」が掲げられているなら、それがCRM導入プロジェクトの目的となります。

次に、その目的を達成した状態を具体的に定義する「ゴール（What）」を設定します。ここでは、具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Achievable）、関連性がある（Relevant）、期限が明確（Time-bound）という「SMART」の法則を意識すると、ゴールの解像度が一気に高まります。

【ゴールの設定例】

• 悪い例: 業務を効率化したい
• 良い例: 新システム導入後1年以内に、請求書発行にかかる手作業の時間を現状の月間100時間から50時間へ削減し（具体的・測定可能）、創出した時間で高付加価値業務である〇〇へ人員をシフトさせる（達成可能・関連性）。これを202X年X月までに実現する（期限）。

この段階で、経営層や関連部門の責任者を巻き込み、「プロジェクトの成功とは何か」について徹底的に議論し、共通認識を形成することが、後々の意思決定のブレを防ぎます。

STEP2: 課題の洗い出しと要件の整理

目的とゴールが明確になったら、現状の業務を棚卸しし、ゴール達成を阻んでいる課題を具体的に洗い出します。

このステップの主役は、実際にシステムを利用する現場の担当者です。彼らの声にこそ、解決すべき課題のヒントが詰まっています。

【課題洗い出しの進め方】

1. ヒアリング対象者の選定: プロジェクトに関わる全部署から、業務に精通した担当者を選定します。役職者だけでなく、実務担当者の声を聞くことが非常に重要です。
2. 現状業務の可視化: ヒアリングを通じて、現在の業務フローを書き出します。「誰が」「いつ」「何を」「どのように」行っているのかを整理し、非効率な点、属人化している作業、システムで代替できそうな部分を特定します。
3. 課題の深掘り: 特定した課題に対して「なぜそれが問題なのか？」「なぜそうなっているのか？」を繰り返し問い（なぜなぜ分析）、根本原因を突き止めます。

集まった課題や要望は、「機能要件」（システムに実装してほしい機能）と「非機能要件」（性能やセキュリティなど機能以外の品質）に分類します。そして、それぞれの要件に対して、「Must（必須）」「Want（希望）」といった優先順位を付けます。この優先順位付けは、予算内で最大限の効果を得るための重要な判断基準となります。

STEP3: RFPドラフトの作成

STEP1、2で整理した情報を、いよいよRFPの形に落とし込んでいきます。このドラフト（下書き）作成の段階では、テンプレートを積極的に活用しましょう。

【テンプレート活用のポイント】

• 項目の取捨選択: テンプレートには一般的な項目が網羅されていますが、すべてが必要とは限りません。自社のプロジェクトに合わせて不要な項目は削除し、逆に必要な項目があれば追加します。
• 自社の言葉で具体化: サンプル文をそのまま流用するのではなく、STEP1、2で整理した自社の目的や課題、要件を具体的な言葉で記述します。特に背景や課題の部分は、ストーリーとしてベンダーの共感を呼ぶように記述できると理想的です。
• 読みやすさへの配慮: 長文が続く場合は箇条書きを活用したり、補足資料として現状の業務フロー図などを添付したりするなど、ベンダーが短時間で正確に内容を理解できる工夫を凝らします。

この段階では、プロジェクトマネージャーが全体の構成とメッセージに責任を持ちつつ、各要件の詳細は担当部署に確認しながら記述を進める、といった分担作業が効率的です。

すぐに使えるテンプレートや具体的なサンプルはこちらの記事で詳しく解説しています。 ぜひ参考に、自社用にカスタマイズしてみてください。

STEP4: 社内関係者とのレビューと調整

ドラフトが完成したら、プロジェクトの成否を左右する「社内調整」のフェーズに入ります。このステップを丁寧に行うことで、RFPの内容が磨き上げられるだけでなく、プロジェクト推進のための強力な土台が築かれます。

【レビューを円滑に進めるコツ】

• レビュー観点の指定: レビューを依頼する際は、漠然と「確認してください」と投げるのではなく、「営業部の方は、この業務フローに実態との乖離がないか確認してください」「情報システム部の方は、セキュリティ要件に不足がないか専門的な視点で確認してください」といったように、誰に何を見てほしいのかを明確に伝えます。
• レビュー会議の開催: 各自がコメントするだけでは、意見の対立点が解消されない場合があります。主要な関係者を集めたレビュー会議を開催し、その場で議論して認識をすり合わせることで、迅速な意思決定が可能になります。
• 意思決定プロセスの確立: 意見が割れた場合に、最終的に誰がどのように判断するのかを予め決めておきましょう。プロジェクトの目的に立ち返り、優先順位に基づいて判断することが基本です。

ここで得られたフィードバックを反映し、関係者全員が「このRFPで進めよう」と納得している状態を作り出すことが、このステップのゴールです。

STEP5: ベンダーへの提示と質疑応答

社内の承認を得たRFPを、いよいよベンダー候補に提示します。通常、情報漏洩を防ぐために、RFPを提示する前に各社とNDA（秘密保持契約）を締結します。

RFPを提示した後は、必ず質疑応答の期間を設けましょう。

【質疑応答の進め方】

• 受付方法と期限の明記: 質問は特定のフォーマット（Excelなど）で、指定のメールアドレスに送付してもらうなど、ルールを明確にし、受付期限を設定します。
• Q&Aリストの作成と共有: 受け付けた質問とその回答は、Q&Aリストとして取りまとめます。そして、そのリストを質問者だけでなく、提案に参加しているすべてのベンダーに共有します。これにより、情報の公平性を担保し、全ベンダーが同じ前提条件で提案を検討できるようになります。

ベンダーからの質問は、RFPの記述が不十分だった点や、説明が不足していた点を明らかにしてくれる貴重なフィードバックです。また、質問の鋭さや数、その後の対応の速さなどから、各ベンダーのプロジェクトに対する熱意や理解度を測ることもできます。

RFP作成を成功に導く3つのポイントと注意点

要件をただ羅列するだけでは、質の高いRFPとは言えません。ベンダーから最適な提案を引き出し、プロジェクトを成功に導くために、作成時に特に意識すべき3つのポイントを解説します。

ポイント1：曖昧な表現を避け、誰が読んでもわかるように記述する

「業務を効率化する」「操作性の良いシステム」といった曖昧な表現は、ベンダーによって解釈が異なってしまいます。できるだけ具体的な数値や事例を用いて、誰が読んでも同じように理解できる客観的な記述を心がけましょう。

社内用語や業界特有の専門用語を使う場合は、必ず注釈を入れるなどの配慮が必要です。ベンダーが内容を正確に理解できるほど、提案の精度も高まります。

ポイント2：要件は「Must（必須）」と「Want（希望）」に分ける

すべての要望を「必須要件」として記載してしまうと、開発費用が高騰したり、該当する製品が見つからなくなったりする可能性があります。

洗い出した要件を、「これがないと業務が成り立たない」という必須の要件（Must）と、「あればさらに良くなるが、代替手段でも対応可能」という希望の要件（Want）に切り分けることが重要です。

これにより、ベンダーは予算内で実現可能な最適な提案を考えやすくなります。また、機能の優先順位が明確になるため、導入後の「こんなはずではなかった」というミスマッチを防ぐことにも繋がります。

ポイント3：社内調整を徹底し、関係者の合意を得る

RFPは、ベンダーに提示するための文書であると同時に、社内の意思統一を図るためのツールでもあります。

新しいシステムの導入は、多くの部署に影響を与えます。RFPの作成段階で、関係部署へのヒアリングやレビューを丁寧に行い、それぞれの立場からの意見や要望を吸い上げて調整するプロセスが不可欠です。

この工程を疎かにすると、プロジェクトが進行してから「話が違う」「うちの部署では使えない」といった反対意見が噴出し、計画が頓挫するリスクが高まります。RFPの内容について、関係者全員が納得し、合意している状態を作ることが、プロジェクト推進の強力な土台となります。

【最新潮流】SaaS/ERP導入における「Fit to Standard」時代のRFP戦略

近年、特にERP（統合基幹業務システム）の分野では、従来のシステム導入の進め方とは異なる新しいアプローチが主流になりつつあります。この変化に伴い、RFPのあり方も見直しが求められています。

従来型RFPの限界と「作り込み」からの脱却

かつてのシステム導入では、自社の複雑な業務プロセスに合わせてシステムを個別に開発・カスタマイズする「作り込み（スクラッチ開発）」が一般的でした。そのため、RFPにも自社の現行業務を詳細に記述し、それを実現するための細かい機能要件を何百項目も羅列する、といったスタイルが主流でした。

しかし、この方法には、開発期間が長期化し、コストが高騰しやすいという大きなデメリットがあります。また、独自のカスタマイズを重ねたシステムは、将来の法改正やビジネス環境の変化に対応するための改修が困難になり、システムの陳腐化・複雑化（レガシー化）を招く原因ともなっていました。

なぜSaaS型ERPでは「Fit to Standard」が主流なのか

このような課題を背景に、現在主流となっているのが、クラウド上で提供されるSaaS型のERPを、カスタマイズを最小限に抑えて導入する「Fit to Standard」というアプローチです。

SaaS型ERPには、様々な業界のベストプラクティス（標準的な優良業務プロセス）が予め組み込まれています。Fit to Standardとは、自社の業務プロセスをこのシステムの標準機能に合わせて見直していく考え方です。

これにより、開発期間の大幅な短縮とコスト削減が実現できるだけでなく、常に最新の機能が提供されるため、陳腐化のリスクもありません。ビジネス環境の変化に迅速に対応できる柔軟性を手に入れられることが、多くの成長企業でSaaS型ERPとFit to Standardが採用されている理由です。

Fit to Standardを前提としたRFPの新しい書き方・考え方

Fit to Standardのアプローチでは、RFPの役割も変わります。従来のように「現行業務をいかに再現するか」を問うのではなく、「自社の経営課題を解決するために、システムの標準機能をどのように活用できるか」という視点で提案を求めることが重要になります。

新しいRFPでは、以下の点を重視します。

• 詳細な機能要件の羅列は避ける: 細かい機能の有無を問うのではなく、解決したい業務課題や達成したい目的（ゴール）を中心に記載する。
• 業務改革への意欲を示す: システム導入を機に、既存の業務プロセスを見直す意思があることを明確に伝える。
• ベンダーの知見を求める: ベンダーが持つ業界のベストプラクティスや他社事例に基づいた、業務改革を含む提案を歓迎する姿勢を示す。

これにより、単なるシステム機能の比較ではなく、自社のビジネス成長に貢献してくれる真のパートナーを見極めることが可能になります。

クラウドサービス（SaaS）やERPの導入を検討している場合は、それぞれに特有の注意点があります。詳しくは以下の記事を参考にしてください。

RFP提出後の流れとベンダー選定で失敗しないための勘所

質の高いRFPを提示できたら、プロジェクトは次のフェーズに進みます。提出された提案をどのように評価し、最適なベンダーを選定すればよいのか、その流れと重要なポイントを解説します。

提案内容を公平に評価するための比較表の作り方

複数のベンダーから提案書が提出されたら、RFPで定めた評価項目に基づいて内容を整理・比較します。その際、「提案評価比較表」を作成すると、客観的かつ公平な評価が可能になります。

比較表には、RFPで提示した評価項目（例：機能充足度、費用、導入実績、サポート体制、担当者のスキルなど）を縦軸に、ベンダー名を横軸に設定します。各項目について、提案内容を簡潔にまとめ、点数やランク（S/A/B/Cなど）を付けていくことで、各社の強み・弱みが可視化されます。

プレゼンテーションで見極めるべきポイント

書類選考で候補を数社に絞り込んだら、プレゼンテーションを依頼します。プレゼンテーションは、提案書だけでは分からないベンダーの「人」や「姿勢」を見極める絶好の機会です。

以下の点を重点的にチェックしましょう。

• 課題理解度: 自社のビジネスや課題をどれだけ深く理解しているか。
• 提案の具体性: 抽象的な説明だけでなく、具体的なデモンストレーションなどを交えて説明しているか。
• プロジェクト体制: 実際にプロジェクトを担当するメンバーが参加しているか。そのスキルや経験は十分か。
• 質疑応答の的確さ: こちらの質問の意図を正確に汲み取り、的確に回答できているか。

最終選定と契約交渉における注意点

総合的な評価に基づき、最も優れた提案を行ったベンダーを最終候補として選定します。場合によっては、2社程度に絞り込んでから最終交渉に入ることもあります。

契約交渉のフェーズでは、金額だけでなく、プロジェクトのスコープ（作業範囲）、責任分担、納品物の定義、検収条件、保守・サポートの内容などを改めて詳細に確認し、双方の認識を文書（契約書）で明確に合意することが極めて重要です。ここで曖昧さを残すと、後のトラブルの原因となります。

RFPの書き方に関するよくある質問（FAQ）

ここでは、RFPを作成する際によく寄せられる質問とその回答をまとめました。

RFPの作成にはどれくらいの期間がかかりますか？

プロジェクトの規模や複雑さによって大きく異なりますが、一般的には1ヶ月から3ヶ月程度の期間を要することが多いです。特に、関係部署へのヒアリングや要件整理、社内でのレビュー・承認プロセスに時間を要します。十分な期間を確保し、余裕を持ったスケジュールで進めることが重要です。

RFPに予算はどこまで具体的に書くべきですか？

可能な範囲で具体的な予算額、あるいは予算レンジ（例：XXX円～XXX円）を記載することを推奨します。予算を提示することで、ベンダーはその範囲内で実現可能な最大限の提案を検討しやすくなります。予算が大きくかけ離れた提案を未然に防ぎ、比較検討の効率を高める効果もあります。

ITの専門知識がなくても質の高いRFPは作成できますか？

はい、作成可能です。重要なのは技術的な詳細よりも「何を解決したいのか（目的）」「何を実現したいのか（ゴール）」を明確に伝えることです。本記事で紹介したステップに沿って、特に現場の業務課題や要望を丁寧に整理すれば、専門知識がなくても質の高いRFPの骨子は作成できます。技術的な要件については、信頼できるベンダーに相談しながら具体化していくアプローチも有効です。

RFPのテンプレートはどこで入手できますか？

Web上で多くのテンプレートが無料で公開されています。IT系のコンサルティング会社や開発会社が提供しているものが、項目も網羅的で参考になります。ただし、テンプレートはあくまで雛形です。自社のプロジェクトの特性に合わせて、項目を取捨選択し、内容を具体化していく作業が不可欠です。

SaaSを導入する場合でも詳細なRFPは必要ですか？

Fit to Standardで導入を進めるSaaSの場合、従来型の詳細な機能要件を羅列したRFPは必ずしも必要ではありません。しかし、プロジェクトの目的や解決したい課題、予算、スケジュールといった基本情報を整理し、ベンダーと共通認識を持つための文書は依然として重要です。要件を簡潔にまとめた「RFPライト」のような形で、自社の意思を明確に伝えることをお勧めします。

まとめ

本記事では、システム導入を成功に導くためのRFPの書き方について、基本的な構成要素から作成ステップ、そしてSaaS時代における新しい考え方まで、網羅的に解説しました。

RFPの作成は、単なる事務作業ではありません。自社の課題と向き合い、未来の理想像を描き、社内の意思を一つにまとめ上げる、極めて戦略的な活動です。このプロセスに真摯に取り組むことが、最適なパートナーと出会い、プロジェクトを成功へと導くための最も確実な道筋となります。

今回ご紹介した内容が、貴社のデジタルトランスフォーメーションを加速させる一助となれば幸いです。まずは自社の課題整理から始め、価値ある提案を引き出すRFP作成に挑戦してみてください。

プロジェクトを具体的に進めるにあたり、すぐに使えるテンプレートや雛形があると、作業が格段に進めやすくなります。具体的なRFPサンプルやテンプレートはこちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひご活用ください。